Vraag:
Er zijn documenten gekoppeld via de Office365 koppeling aan een proces in SharePoint maar deze documenten zijn niet terug te zien in de Mavim Portal.
Antwoord:
Om SharePoint-documenten in de Mavim Portal te laten verschijnen; moeten ze eerst worden getagd met een onderwerp uit de taxonomie en moeten ze worden gecrawld en geïndexeerd door de SharePoint-zoekmachine.
Ga het volgende na: open de documentbibliotheek in de geconfigureerde SharePoint-site
Selecteer een document en check of deze een ingevulde waarde heeft in het MavimTopic-veld.
In het bovenstaande voorbeeld is te zien dat het document Communicationmanagementstrategy.docx gekoppeld is aan het proces BPM Navigation en dat deze als titel Business Case Template heeft.
Klikt op de link naar BPM Navigation en het betreffende proces zal op de Mavim Portal geopend moeten worden en daar zal het document met als titel Business Case Template onder SharePoint Files zichtbaar moeten zijn.
Wanneer de link niet werkt dan kan het zijn dat er een oude taxonomie boom bestaat in SharePoint en dat het document verwijst naar een item dat niet meer aanwezig is in de huidige publicatie.
Zorg er dan voor dat de publicatie van de Mavim Portal naar SharePoint wordt geüpdatet via het Office365 tabblad op de Portal; zodat het document weer aan het juiste item gekoppeld kan worden.
Wanneer je in de Mavim Portal de SharePoint documenten dan nog niet ziet verschijnen; dan zou je
een simpele zoek opdracht in SharePoint (via de searchbar) uit kunnen voeren.
Worden de documenten door SharePoint zelf ook niet gevonden dan zit het probleem in SharePoint.
Hiervoor zou de eigen SharePoint beheerder/IT afdeling na moeten gaan waarom deze documenten in SharePoint niet naar voren komen.
Heb je voldoende rechten dan zou je nog een re-index van de Library en de site uit kunnen voeren.
Mocht er dan binnen 1 uur geen verschil zichtbaar zijn; dan zou de SharePoint administrator een support ticket bij Microsoft in kunnen dienen.
PS: Wanneer je een nieuw document koppelt aan de Mavim Portal dan moet de SharePoint-zoekmachine deze documenten nog indexeren.
Dit kan enige tijd duren (tussen de 15 minuten en 2 dagen)
Het is natuurlijk ook van belang dat de eindgebruiker minimaal leesrechten heeft in SharePoint; indien de eindgebruiker niet over voldoende SharePoint rechten beschikt;
kan hij of zij geen SharePoint documenten openen in de Mavim Portal.