In het venster Onderwerpen kan een complete boomstructuur worden geïmporteerd uit een Word-document. Het betreft een hiërarchie van onderwerpen inclusief de bijbehorende omschrijvingen. Voordat kan worden geïmporteerd moet het Word-document op de juiste wijze worden opgemaakt.
Opmaken Word-document:
De importfunctie werkt met de kopdefinities die in de opmaak van Word zijn opgenomen: kop 1, kop 2, etc. De naam van elke kop wordt als onderwerp in de boomstructuur opgenomen. De tekst onder elke kop wordt in het omschrijvingsveld van het onderwerp opgenomen.
Let op: De import functie maakt eigenlijk gebruik van het Overzichtsniveau van de tekst in Word (bereikbaar via Opmaak > Alinea). Kop 1 moet Niveau 1 hebben, Kop 2 Niveau 2, tekst voor in het omschrijvingsvenster Platte tekst, etc.
Voorbeeld van een Word-document en het resultaat na importeren:
Let op: Om de boomstructuur goed in te lezen is het belangrijk dat in de kopdefinities geen paginaovergang is opgenomen en dat informatie zoals tabellen niet vóór de kantlijn staat.
Importeren Word-document:
Voor het importeren moet een Word-sjabloon worden geselecteerd. De opmaakinstellingen van de sjabloon worden gebruikt bij het importeren:
1. Kies het tabblad Extra en vervolgens Opties.
2. Het scherm Opties verschijnt met het tabblad Bestandslocaties.
3. Klik op Microsoft Word sjabloon voor Importeren.
4. Klik op de knop Wijzigen om de sjabloon op de juiste locatie te kunnen selecteren.
Let op: Als geen sjabloon is opgegeven, zal een melding verschijnen bij het importeren en zal het standaard Word-sjabloon worden gebruikt.
Na opgave van de sjabloon, kan een Word-document worden geïmporteerd:
1. Kies het tabblad Modelleren en vervolgens Importeren.
2. Selecteer in het daaropvolgende scherm het Word-document op de juiste bestandslocatie.
3. Selecteer daarna in het scherm Selecteer de bestemming van de Word-import het onderwerp waaronder de te importeren structuur moet worden opgenomen.
4. Als het importeren gereed is, verschijnt een melding.
Indien een geïmporteerd Word-document niet met een kop-opmaak begint verschijnt de volgende dialoog:
De naam van het onderwerp waarin de platte tekst wordt gezet dient hier ingegeven te worden. Standaard wordt hier de bestandsnaam van het geïmporteerde Word-document voorgesteld.
Let op: Bij het importeren van een Word document waarbij foot notes en end notes gebruikt zijn, zullen deze wel getoond worden in de omschrijvingsvenster. Echter is het niet mogelijk om foot notes of end notes zelf aan te maken in Mavim Manager.
