Werken met Mavim ConversAI: Zo stel je slimme, feitelijke vragen binnen de overheid (Promptgids)
Toepassingen binnen de Nederlandse overheid (Knowledge-First aanpak)
Voor wie is deze gids?
Voor iedereen die binnen een overheidsorganisatie werkt en snel, betrouwbaar antwoord zoekt op beleids- en procesvragen. Of je nu beleidsmedewerker, controller, jurist, informatieadviseur of afdelingshoofd bent—deze gids helpt je om doelgericht gebruik te maken van Mavim ConversAI.
Waarom deze gids?
Veel medewerkers in de publieke sector verliezen dagelijks tijd aan het zoeken naar documenten, richtlijnen of de juiste processtap. Informatie zit versnipperd in netwerkschijven, intranetpagina’s of in de hoofden van collega’s.
Mavim ConversAI is gemaakt om die zoektocht te vervangen door een duidelijke vraag. En, nog belangrijker: een traceerbaar antwoord. Geen gokwerk, geen AI-interpretatie, maar feitelijke, vastgelegde informatie—zoals die is opgenomen in de Digital Twin of the Organization (DTO) van jouw organisatie.
Toch geldt ook hier: je krijgt de kwaliteit van de vraag terug in het antwoord. Daarom deze gids. Om je te helpen betere, scherpere prompts te stellen die aansluiten op de manier waarop overheid werkt.
Eerst even helder: dit doet ConversAI wél — en dit niet
Wél:
-
Zoekt gericht naar vastgelegde informatie in je eigen beleids- en proceslandschap
-
Levert antwoorden met bronverwijzing (procesmodel, beleidsdocument, handreiking)
-
Begrijpt context zoals rollen, afdelingen, systemen en geldende wet- en regelgeving
Niet:
-
Bedenkt zelf conclusies of interpretaties
-
Analyseert geen trends, risico's of oorzaken (geen root cause analysis)
-
Geeft geen juridisch of strategisch advies
🎯 Wat jij vraagt, bepaalt wat je krijgt. Hoe concreter, hoe beter.
Wat is een goede prompt?
Een goede prompt is kort, duidelijk en gericht op uitvoering of inzicht. Je vraagt niet “Wat is subsidiebeleid?” maar “Welke stappen horen bij het beoordelen van een subsidieaanvraag binnen het sociaal domein?”
Goede prompts bevatten meestal:
✅ Een proces of taak (bijv. ziekmelding, WOO-verzoek, informatie vernietigen)
✅ Een rol of afdeling (bijv. HR, teamleider, informatiebeheerder)
✅ Eventueel een systeem, beleidskader of locatie (bijv. Dynamics 365, AVG, gemeente X)
Praktische voorbeeldprompts, verdeeld naar gebruikssituatie
1. Wet- en regelgeving & informatiebeheer
| Vraag | Wat je krijgt |
|---|---|
| "Wat zijn de DUTO-eisen voor informatie?" | Heldere opsomming van eisen m.b.t. duurzame toegankelijkheid, inclusief bron naar informatiebeleid. |
| "Wat moet ik doen bij een datalek?" | Een praktisch stappenplan inclusief wie moet worden geïnformeerd, binnen welke termijn en met welk formulier. |
| "Wat zijn de stappen bij een WOO-verzoek?" | Beschrijving van de procedure, antwoordtermijn, rolverdeling en wettelijke verplichtingen. |
| "Is er beleid voor het vernietigen van digitale informatie?" | Uitleg over bewaartermijnen, archiefwet, en welke processen zijn vastgelegd in de DTO. |
2. Dienstverlening & beleidsuitvoering
| Vraag | Wat je krijgt |
|---|---|
| "Wat is het proces bij het behandelen van een vergunningaanvraag?" | Volledig procesoverzicht: van aanvraag tot besluit, inclusief beoordeling, communicatie en bezwaar. |
| "Wanneer moet ik een inwoner aanmelden voor schuldhulpverlening?" | Toelichting op signalen, wettelijk kader (Wet gemeentelijke schuldhulpverlening), en te volgen stappen. |
| "Wat is een wezenlijke wijziging in een aanbesteding?" | Juridische definitie en procesaanpak, inclusief relevante beslismomenten en verantwoordelijke afdelingen. |
| "Waar vind ik een overzicht van onze producten en diensten?" | Link naar de vastgelegde productcatalogus of dienstverleningsstructuur binnen jouw organisatie. |
3. Procesinrichting & organisatiebeheer
| Vraag | Wat je krijgt |
|---|---|
| "Wat is een jaarplancyclus?" | Beschrijving van het jaarplanproces, inclusief relatie met meerjarenagenda, P&C-cyclus en betrokken afdelingen. |
| "Welke processen zijn er rondom informatiehuishouding?" | Overzicht van procesmodellen voor registratie, archivering, vernietiging, met bijbehorende rollen. |
| "Zijn er processen voor change management?" | Inzicht in wie verantwoordelijk is, welke stappen zijn vastgelegd en hoe wijzigingen formeel worden doorgevoerd. |
| "Wie is de proceseigenaar van het proces ziekmelding?" | De functie of rol die formeel verantwoordelijk is voor het beheer en de werking van het betreffende proces. |
4. Financieel beheer & mandaten
| Vraag | Wat je krijgt |
|---|---|
| "Wie mag een factuur van €25.000 of hoger goedkeuren?" | Inzicht in het mandaatstelsel en verwijzing naar het formele besluit of beleid. |
| "Wat moet ik doen als een factuur niet klopt?" | Processtappen voor signalering, correctie en herverwerking. Inclusief systeemkoppeling (bijv. Dynamics 365). |
| "Wat zijn de stappen bij subsidiebeoordeling?" | Procesmodel met beoordeling, verantwoording en vaststelling. |
5. IT, applicaties en informatievoorziening
| Vraag | Wat je krijgt |
|---|---|
| "Welke applicaties gebruiken we binnen onze organisatie?" | Applicatieportfolio met toelichting per systeem, beheerder en eventueel cloudstatus. |
| "Welke applicaties scoren onvoldoende bij gebruikers?" | Inzicht in uitkomsten van een applicatie-assessment, gescoord op gebruikerstevredenheid. |
| "Welke thema’s vallen onder de I-strategie van de Rijksoverheid?" | Overzicht van de strategische uitgangspunten, met koppeling naar interne beleidsstukken. |
Tot slot: dit maakt het verschil
Een goed gestelde vraag aan Mavim ConversAI is niet zomaar een zoekopdracht. Het is een manier om informatie te activeren, te verantwoorden en vooral bruikbaar te maken.
Wat je ermee wint?
-
Minder afhankelijkheid van collega’s of oude intranetpagina’s
-
Antwoorden met onderbouwing, geen aannames
-
Eén bron van waarheid, afgestemd op jouw rol en context
Gebruik ConversAI dus niet alleen als vraagbaak, maar als ondersteuning in je dagelijkse werkpraktijk. Want weten hoe het moet, begint met weten waar je moet kijken.
