Voordat u een versie kunt aanmaken (zie Aanmaken versie), moet eerst een versiedefinitie worden aangemaakt. Daarin wordt gedefinieerd welke onderwerpen uit de onderwerpenstructuur, inclusief eventuele onderliggende onderwerpen en relaties, opgenomen moeten worden in de aan te maken versie.
Versiedefinitie aanmaken:
1. Kies het tabblad Modelleren en vervolgens Aanmaken versie (in de sectie Versiebeheer).
Het scherm Aanmaken versie verschijnt:
2. Klik op de knop Nieuw.
Het scherm Bewerken versiedefinitie verschijnt:
3. Vul in bij de sectie Eigenschappen Versiedefinitie:
· Taal:
Kies de taal de u wilt gebruiken voor de versiedefinitienaam.
Als meerdere talen actief zijn in de database (zie Taal) geeft u per taal een naam aan de versiedefinitie.
· Naam:
Geef de versiedefinitie een herkenbare naam (initieel wordt de naam Versiedefinitie ingevuld maar die kunt u overschrijven om te voorkomen dat u meerdere versiedefinities krijgt met dezelfde naam).
4. Tabblad Selecties:
a. Klik op de knop Toevoegen.
Het scherm Toevoegen aan definitie wordt geopend.
b. Selecteer een onderwerp dat u in de versiedefinitie wilt opnemen. De (eventueel) onderliggende onderwerpen worden automatisch mee-geselecteerd.
c. U kunt in het onderdeel Selecties zien welke onderwerpen inmiddels aan de definitie zijn toegevoegd. Met de knop Verwijderen kunt u onderwerpen uit de selectie verwijderen.
d. Met behulp van de pijlknoppen rechts in de tab Selecties kunt u bepalen welke volgorde de onderwerpen krijgen in de aan te maken versie.
e. U kunt ervoor kiezen om onderwerpen niet mee te nemen in de aan de maken versie door ze te deselecteren. Het selectievakje wordt dan leeg. Als een onderwerp wordt gedeselecteerd dan worden alle onderliggende onderwerpen eveneens gedeselecteerd. Als het gedeselecteerde onderwerp een bovenliggend onderwerp heeft, dan wordt de selectiestatus van dit bovenliggende onderwerp aangepast. Deze wordt tussenliggend, weergegeven door een klein vierkantje in het selectievakje, als niet alle maar tenminste één onderwerp geselecteerd is. Als alle onderliggende onderwerpen gedeselecteerd zijn dan is ook het bovenliggende onderwerp gedeselecteerd. Onderwerpen die zijn aangevinkt (volledig of tussenliggend) worden meegenomen in de versie. Gedeselecteerde onderwerpen worden niet meegenomen in de versie.
LET OP: Als een onderwerp niet geselecteerd is in een versiedefinitie maar is deel van een schema die wel mee gaat in een publicatie, zal dat ondwerp nog steeds zichtbaar zijn in de schema.
5. Tabblad Veldensets
Hier worden alle in de database beschikbare veldensets getoond.
Selecteer elke veldenset die u wilt opnemen in de versiedefinitie.
Gebruik de knoppen Alles of Geen om alle beschikbare veldensets tegelijk te selecteren respectievelijk te deselecteren.
Let op: Wanneer u ook Webformulierdefinities (zie stap 6) wilt opnemen in de versiedefinitie, is het noodzakelijk om nu (ook) de veldensets te selecteren die gebruikt zijn bij het samenstellen van de op te nemen Webformulierdefinities.
6. Tabblad Webformulierdefinities
a. Klik op de knop Toevoegen.
Het venster Selecteer een Webformulierdefinitie wordt geopend, met daarin de beschikbare Webformulierdefinities.
Let op: Alleen die Webformulierdefinities worden getoond waarvan de benodigde veldenset(s) op het tabblad Veldensets zijn geselecteerd (zie stap 5).
b. Selecteer de webformulierdefinitie die u in de versiedefinitie wilt opnemen.
c. Klik op Selecteren.
Let op: U kunt meerdere formulieren aan de versiedefinitie toevoegen door stap a, b en c te herhalen. U kunt van elk type definitie er één kiezen. Zodra u van een type een webformulierdefinitie heeft gekozen, zullen de eventuele andere webformulierdefinities van dit type niet meer zichtbaar zijn in het venster Selecteer een Webformulierdefinitie.
U kunt op het tabblad Webformulierdefinities zien welke webformulierdefinities inmiddels aan de definitie zijn toegevoegd. Met de knop Verwijderen kunt u webformulierdefinities uit de selectie verwijderen.
Let op: Indien een Webformulierdefinitie aan een Versie is toegevoegd, vindt u in dit terug in het onderwerp Webformulierdefinities in de Objecten. Daarbinnen bevinden zich alle aangemaakte Webformulierdefinities. Elke versie waaraan een Webformulierdefinitie is toegevoegd wordt als onderliggend onderwerp van de betreffende Webformulierdefinitie getoond.
Hier ziet u een voorbeeld:
7. Tabblad Filter
In dit tabblad kan een filter worden ingesteld wat zorgt dat onderwerpen die voldoen aan het filter, geheel niet in de versie worden opgenomen, dus ook niet in de externe verwijzingen.
In de selectie Veldenset: kunnen veldensets worden geselecteerd die een veld van het type lijst of het type relatielijst bevatten.
In de selectie Lijst: kan het veld worden geselecteerd van het type lijst of het type relatielijst.
Selecteer vervolgens de waarden die moeten worden uitgesloten van de versie. De onderwerpen met de geselecteerde veldenset, veld en veldwaarde worden niet in de versie opgenomen en komen ook niet via een relatie in de externe verwijzingen.
Iets dat belangrijk is om op te merken is dat als er onderwerpen worden uitgesloten van de versie op basis van een veldfilter, de onderliggende onderwerpen van dat onderwerp die wel voldoen aan de criteria om in de versie te worden opgenomen, ook worden uitgesloten!
In het voorbeeld hieronder, worden alleen de onderwerpen met de status Concept niet opgenomen in de versie.
8. Uitgesloten Onderwerpen:
Het tabblad Uitgesloten onderwerpen toont een volledige boomstructuur van uw Mavim-database en stelt u in staat om alle onderwerpen te selecteren die u van de versie wilt uitsluiten. Schakel eenvoudig het selectievakje in naast de onderwerpen die u wilt uitsluiten van de versie.
9. Sectie Distributielijst:
Selecteer een distributielijst als versies die op basis van deze definitie worden aangemaakt enkel in bepaalde databases mogen worden geïmporteerd. Dit kan alleen als er al distributielijsten zijn aangemaakt: zie Distributielijsten.
10. Klik op de knop Sluiten als u klaar bent met het samenstellen van de versiedefinitie.
U keert dan weer terug in het dialoogvenster Aanmaken versies (zie afbeelding bij stap 1).
11. In de sectie Groepen kunt u de toegangsrechten instellen tot de versies die op basis van de geselecteerde versiedefinities worden aangemaakt. Dit is niet verplicht.
a. Klik op Toevoegen.
Het dialoogvenster Groepen verschijnt.
b. Selecteer een of meerdere groepen in de lijst. (Indien er geen gebruikersgroepen zijn aangemaakt in de Mavimdatabase, worden er geen groepen in dit dialoogvenster getoond).
c. Klik op Selecteren.
De geselecteerde groepen krijgen leesrecht op aangemaakte versies die met behulp van deze versiedefinitie zijn gebaseerd.
Zie Beveiliging van gegevens voor meer informatie.
