Wat is Process Conformance Checking?
Organisaties ontwerpen processen met een specifiek doel voor ogen: snellere levering, lagere kosten, compliance, klanttevredenheid of operationele uitmuntendheid. De manier waarop processen worden ontworpen is echter vaak heel anders dan hoe ze daadwerkelijk worden uitgevoerd in de dagelijkse operaties. Hier levert Process Conformance Checking waarde
Process Conformance Checking is een kernfunctie binnen Process Mining die de daadwerkelijke uitvoering van processen die in systeemgebeurtenislogs zijn vastgelegd vergelijkt met het verwachte procesmodel, governanceregels of standaard operationele procedures. Het helpt organisaties te identificeren waar de realiteit afwijkt van het beoogde proces en de impact van die afwijkingen te begrijpen.
In plaats van te vertrouwen op interviews, aannames of handmatige audits, levert Process Conformance Checking, datagedreven bewijs over hoe compliant operationele processen werkelijk zijn.
Wat is Process Conformance Checking ?Process Conformance Checking is de analytische praktijk waarbij wordt gevalideerd of bedrijfsprocessen worden uitgevoerd volgens vooraf gedefinieerde regels, modellen of beleidslijnen.
In eenvoudige termen:
"Is het proces verlopen zoals het hoorde?"
Process Conformance Checking vergelijkt het verwachte proces met hoe het daadwerkelijke proces in de praktijk is uitgevoerd. Het resultaat is een duidelijk begrip van waar operationele uitvoering afwijkt van de normen van de organisatie.
Hoe Process Conformance Checking werktProcess Conformance Checking werkt door te vergelijken hoe een proces is ontworpen om te functioneren met hoe het daadwerkelijk wordt uitgevoerd in operationele systemen. Het doel is om te bepalen of medewerkers, afdelingen en systemen het verwachte procespad, bedrijfsregels, goedkeuringsstromen en compliance-eisen volgen.
In de kern combineert Process Conformance Checking twee elementen:
- Een weergave van het ontworpen proces
- Het daadwerkelijke procesgedrag dat in gebeurtenisdata wordt vastgelegd
Het ontworpen proces wordt meestal gedefinieerd via een procesvisualisatie, waaronder taxonomie, SOP's, governance-regels, BPMN-diagrammen, ERP-workflows of regelgeving. Dit bepaalt hoe de organisatie het proces moet organiseren. Bijvoorbeeld, in een Procure-to-Pay-proces kan de organisatie eisen dat:
- Er moet een inkooporder worden aangemaakt voordat de goederen worden ontvangen
- Een factuur moet goedgekeurd worden voordat hij wordt betaald
- Betalingen boven een drempel vereisen goedkeuring van de manager
De tweede component is de daadwerkelijke procesuitvoering met gegevens die zijn opgeslagen in bedrijfssystemen zoals Microsoft Dynamics 365, ServiceNow, Salesforce of workflowapplicaties. Elke actie die in deze systemen wordt uitgevoerd, laat een digitale afdruk achter; deze transacties worden geëxtraheerd en omgezet in een zogenaamd gebeurtenislogboek.
Wat kun je analyseren met Process Conformance Checking ?De conformiteitscontrolemotor vergelijkt de verwachte procesmodellen en vergelijkt deze met de daadwerkelijke procespaden. Deze vergelijking gebeurt per geval en activiteit per activiteit.
Het stelt je in staat om vragen te valideren zoals:
- Hebben alle verplichte stappen plaatsgevonden?
- Werden de activiteiten in de juiste volgorde uitgevoerd?
- Waren de goedkeuringen afgerond voordat er downstream acties waren?
- Voerden ongeautoriseerde gebruikers activiteiten uit?
- Bleef het proces binnen de SLA-doelstellingen?
- Zijn er controleregels geschonden?
Uiteindelijk biedt Process Conformance Checking organisaties feitelijke transparantie over hoe de werkzaamheden daadwerkelijk functioneren. Het overbrugt de kloof tussen procesontwerp en uitvoering, waardoor bedrijven compliance kunnen verbeteren, operationeel risico kunnen verminderen, prestaties kunnen optimaliseren en veerkrachtigere en gestandaardiseerde processen kunnen bouwen.
Bekijk de volgende video voor Process Conformance Checking in Mavim in actie:
